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Software package and information systems

Deutschland-Berlin:

Request For Proposals

General Information

Germany
   BERLIN
   eu:163684-2017
   May 19, 2017
   May 29, 2017
   German
   Other

Contact information

   Freie Universität Berlin
Berlin
Germany

Goods, Works and Services

Software package and information systems  

Summary

      

Notice type: 01C02 - Contract notice
EU Official Journal Publication: 2017/S 084-163684
Referenced Document Number:
Contract Nature: Services
Procedure Type: Competitive dialogue
Type of Bid Required: Submission for all lots
Awarding Criteria: The most economic tender
Notice type: 01C14 - Additional information
EU Official Journal Publication: 2017/S 096-189730
Referenced Document Number: 2017/S 084-163684
Contract Nature: Services
Procedure Type: Competitive dialogue
Type of Bid Required: Submission for all lots
Awarding Criteria: The most economic tender

Original Text

      
Prior information notice
Services
Section I: Contracting authority
I.1) Name, addresses and contact point(s)
Freie Universität Berlin
Kaiserswerther Str. 16-18
Berlin
14195
DE
Contact point(s): Nando Lemke
E-mail: vergabe@fu-berlin.de
NUTS code: DE300
Internet address(es):
www.fu-berlin.de
I.2) Type of the contracting authority
Body governed by public law
I.3) Main activity
Education
Section II: Object of the contract
II.1) Description
II.1.1) Title attributed to the contract by the contracting authority
Elektronisches Vergabemanagementsystem.
File reference number: 2017-07-IIC2
II.1.2) Common procurement vocabulary (CPV)
48000000
II.1.3) Type of contract
Services
II.1.4) Short description

Die Freie Universität Berlin beabsichtigt, für ihre zentralen Vergabestellen ein workflow-gesteuertes elektronisches Vergabemanagementsystem für eine vollständige elektronische Vergabe einzuführen. Unter einem elektronischen Vergabemanagementsystem wird ein Softwaresystem verstanden, das u. a. aus einer Vergabemanagementsoftware und einer webbasierten Vergabeplattform besteht.

II.2) Description
II.2.2) Additional object(s)

48000000

II.2.2) Main place of performance
NUTS code: DE300
Main place of performance: Berlin.
II.2.3) Description

Die Freie Universität Berlin (kurz: FU Berlin) beabsichtigt, für ihre zentralen Vergabestellen ein workflow-gesteuertes elektronisches Vergabemanagementsystem für eine vollständige elektronische Vergabe einzuführen. Unter einem elektronischen Vergabemanagementsystem wird ein Softwaresystem verstanden, das u.a. aus einer Vergabemanagementsoftware und einer webbasierten Vergabeplattform besteht.

Das elektronische Vergabemanagementsystem muss u. a. über folgende Funktionalitäten direkt im System verfügen:

— Veröffentlichung zu den Bekanntmachungsorganen wie TED (Tenders Electronic Daily), Bund.de etc.;

— Erstellung und Bearbeitung der vollständigen elektronischen Vergabeunterlagen, insbesondere Leistungsverzeichnisse;

— Möglichkeit des GAEB-Import/Exports;

— Empfang, Prüfung und Wertung von elektronischen Angeboten;

— integrierte Formular- und Vorlagenverwaltung;

— Workflow-Management (Management von diversen noch zu spezifizierenden Workflows);

— Umsetzung von FU Berlin-spezifischen Workflows, wie z. B. Mitzeichnungsstufen;

— spezifische Rollen- und Rechteverwaltung;

— Verwendung von FU Berlin-spezifischen Formularen;

— Vollständige Bieterkommunikation;

— Des Weiteren: Abgabe von Papierangeboten neben der elektronischen Angebotsabgabe.

Das elektronische Vergabemanagementsystem muss dem Anwender, sowohl von Seiten der FU Berlin als auch von Seiten der Bewerber/Bieter grundsätzlich im gesamten Vergabeprozess bzw. bei der Angebotserstellung unterstützen. Nach Durchführung der Vergabe ist die Erstellung einer vollständigen elektronischen Vergabeakte und deren Bereitstellung zur elektronischen Archivierung auf Basis vorhandener Dokumenten-Standards vorgegeben.

Das elektronische Vergabemanagementsystem muss die derzeitigen und zukünftigen Vergabe- und Vertragsordnungen / Vergabearten im Oberschwellen- und Unterschwellenbereich im Geltungsbereich der Bundesrepublik Deutschland und die Vergabevorschriften des Landes Berlin für die FU Berlin als öffentlicher Auftraggeber gemäß GWB § 99 für Liefer- und Dienstleistungen, freiberuflichen Leistungen sowie Bauleistungen abbilden.

Der IT-Betrieb des elektronischen Vergabemanagementsystems muss im Rahmen eines FU Berlin-externen Systembetriebs als Software-as-a-Service (SaaS) erfolgen. Die Implementierung des elektronischen Vergabemanagementsystems, die Schulung der Anwender der FU Berlin sowie die Pflege/Wartung des elektronischen Vergabemanagementsystems, die Umsetzung aktueller und zukünftiger vergaberechtlicher Vorschriften sowie die Datenintegrität- und Sicherheit sowie die Rechtssicherheit der gesamten E-Vergabe müssen durch den Auftragnehmer erfolgen bzw. gewährleistet werden.

Beim elektronischen Vergabemanagementsystem muss es sich um eine Standardsoftware handeln, die es neben dem Standard ermöglicht, Anpassungen flexibel an Prozess- und Organisationsstrukturen entsprechend den Anforderungen der FU Berlin vornehmen zu lassen.

Das gesamte elektronische Vergabemanagementsystem muss vollständig mindestens in deutscher Sprache verfügbar sein.

Der Auftrag umfasst des Weiteren eine IT- und Prozessberatung im Rahmen der Erstellung eines Pflichtenheftes und der Implementierung des elektronischen Vergabemanagementsystems.

Im ersten Implementierungsschritt sollen zunächst die elektronischen Vergaben für Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberufliche Leistungen umgesetzt werden. Als optionale Beauftragung sollen in einem zweiten Schritt die elektronischen Vergaben für Bauleistungen umgesetzt werden.

Voraussichtlicher Beginn der Arbeiten im Rahmen dieses Auftrags ist Mitte Oktober 2017.

Der Vertrag hat eine Mindestlaufzeit von 96 Monaten (Gegenseitige Kündigungsmöglichkeiten werden im Rahmen des wettbewerblichen Dialogs festgelegt).

Mengengerüst zunächst für den ersten Implementierungsschritt (elektronische Vergaben für Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberufliche Leistungen):

Geschätzte Anzahl an Anwendern: 40,

Geschätzte Anzahl an Vergabeverfahren: 90 bis 125.

Section IV: Procedure
Section VI: Complementary information
VI.3) Additional information

Wenn Sie sich an diesem Vergabeverfahren beteiligen, bitten wir Sie, einen unterschriebenen Teilnahmeantrag (Firmenstempel/Unterschrift sowie Ort/Datum) an die o. g. Submissionsstelle (siehe Punkt I.3) bis zum 29.5.2017, 11.00 Uhr (siehe Punkt IV.2.2) postalisch oder direkt einzureichen.

Der Teilnahmeantrag inkl. aller geforderten Eigenerklärungen/Nachweise und Angaben ist in einem fest verschlossenen Umschlag (Adhäsionsverschlüsse gelten als nicht verschlossen) und gekennzeichnet mit dem Aufkleber (zu finden unter https://www.subreport.de/E36274764) einzureichen.

Die unter https://www.subreport.de/E36274764 vorhandenen Formulare sind zu verwenden und dem Teilnahmeantrag beizulegen. Falls keine Formulare für bestimmte Eigenerklärungen/Nachweise und Angaben vorhanden sind, müssen diese vom Bewerber angefertigt und dem Teilnahmeantrag beigelegt werden.

Der Teilnahmeantrag muss beinhalten:

— Alle unter Punkt III.1 geforderten Eigenerklärungen/Nachweise und Angaben,

— Die geforderten Eigenerklärungen/Nachweise und Angaben sind auch von allen Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft einzureichen. Dies gilt auch für Nachunternehmer, wenn sich der Bewerber zum Nachweis der Eignung des Nachunternehmers bedient. Soweit sich der Bewerber zum Nachweis der Eignung des Nachunternehmers bedient, ist mit dem Teilnahmeantrag eine Erklärung des Nachunternehmers

einzureichen, dass er dem Bewerber im Auftragsfall verbindlich seine Kapazitäten zur Verfügung stellen wird. Die Vorgaben für Nachunternehmer gelten genauso für verbundene Unternehmen. Kann der Nachweis der Eignung auch ohne die Kapazitäten des Nachunternehmers geführt werden, behält sich der Auftraggeber vor, die Verfügbarkeitserklärung zu einem späteren Zeitpunkt, aber noch vor Erteilung des endgültigen Zuschlages, zu fordern.

Mehrfachbewerbungen können auch unter Berücksichtigung der jeweiligen Nachunternehmer bei Vorliegen einer Wettbewerbsverzerrung zum Ausschluss führen.

Nach erfolgter Eignungsprüfung der Bewerber und Auswahl der Dialogteilnehmer, wird die FU Berlin die Bewerber, nach gemeinsamer Terminfindung, zu den Dialogrunden schriftlich einladen. Die Einladung enthält die weiteren Details zum zeitlichen Ablauf des Vergabeverfahrens sowie die Beschreibung des Auftragsgegenstandes. Inhalt der Dialogrunden ist die Ausarbeitung des Auftragsgegenstandes. Ziel der Dialogrunden ist die Ermittlung einer Lösung bzw. Lösungen, wie die Bedürfnisse der FU Berlin am besten erfüllt werden können.

Die Dialogrunden werden voraussichtlich im Zeitraum vom 12.6.2017 bis 11.8.2017 stattfinden. Ort der Durchführung der Dialogrunden ist der Sitz der FU Berlin.

VI.5) Date of dispatch of this notice
2017-04-26

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