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GA-Libreville: EDF - creation of a geological and mining database

0608 - Contract notice

General Information

Country:    Gabon
Deadline for Responses:   Aug 31, 2004
Regulation of Procurement:   External aid and European Development Fund
EU Official Journal Publication:   #112369-2004 in 133 issue
Publication Date:   Jul 10, 2004
Awarding Authority:   ORDONNATEUR NATIONAL DU FED (EDF NATIONAL AUTHORISING OFFICER) - GABON, LIBREVILLE
Contract Nature:   Service contract
Procedure Type:   Restricted procedure
Type of Bid Required:   Not defined
Awarding Criteria:   Not defined
Original Language(s):   French

Goods, Works and Services
Commodities:  

Summary
Gabon
Service contract notice
1. Publication reference: EuropeAid/119857/D/SV/GA.
2. Procedure: Restricted.
3. Programme: European Development Fund (EDF).
4. Financing: Institutional support/Creation of a geological and mining
database/Support for the mining sector - CF 6590/GA.
5. Contracting authority: Monsieur le Ministre d'État, Ministre de la
Planification et la Programmation du Développement, Ordonnateur national
du FED (EDF National Authorising Officer) - Gabon, GA- Libreville.
Contract specifications:
6. Object of the contract: Creation of a geological and mining database
(institutional support).
7. Contract description: This contract aims to strengthen the capacities
of those government institutions in charge of the mining sector by
enlarging and restructuring the existing geological, geophysical and
geochemical database. This project must provide investors with a
geological infrastructure and a high-performance decision-making help
tool for mining sector research. There are five sections:
1) preservation and evaluation of data from previous geophysical
overflights over the whole of Gabon;
2) additional high-definition aerial geophysical, magnetometric and
spectrometric surveys covering approximately 200 000 km2;
3) mining survey covering 20 000 km2
4) geological mapping at 1:200.000, 18 degrees squared grid: update and
new surveys;
5) use of industrial minerals and building materials resources.
8. Number and titles of lots: Not applicable.
9. Maximum available budget: 14 300 000 EUR/9 380 185 100 XOF.
10. Any additional services: Not applicable.
Conditions for participation:
11. Eligibility: Participation in the contract is open, on equal terms,
to all natural persons and legal entities from the European Union Member
States and from the African, Caribbean and Pacific (ACP) countries
signatory to the fourth Lomé Convention as amended by the Agreement
signed in Mauritius on 4 November 1995.
12. Application: Any eligible natural person or legal entity (as defined
in point 11) or grouping of said parties (consortium) may apply.
A consortium can be a permanent grouping with legal status or an informal
grouping created with a specific invitation to tender in mind. All the
members of a consortium (i.e. lead company and all other partners) shall
be jointly and severally liable vis-à-vis the contracting authority.
Should an ineligible natural person or legal entity (as defined in point
11) take part, this will result in the application concerned being
automatically disqualified (in particular, the application from the whole
consortium where said party belongs to a consortium).
13. Number of applications: Natural persons or legal entities can only
submit one application (this applies equally to all the legal entities
considered in law to be part of the same group), irrespective of the form
their participation may take (as one single legal entity or as lead
company or partner in a consortium submitting an application). Should a
natural person or legal entity submit more than one application (this
applies equally to all the legal entities considered in law to be part of
the same group), then all the applications involving said party (and all
the legal entities considered in law to be part of the same group) will
be disqualified.
14. Prohibition on associations among shortlisted candidates: Tenders
which include companies not mentioned on the application forms used to
compile the shortlist will be disqualified from this restricted
procedure. Candidates invited to tender cannot form an association
amongst themselves nor can they establish subcontractual relationships
for the contract in question.
15. Grounds for exclusion: Candidates must certify, in their application
form, that they are not in any of the situations cited in Section 2.3.3
of the Practical Guide to EC external aid contract procedures (available
from the following Internet address: http://europa.eu.int/comm/europeaid/
index_fr.htm).
16. Subcontracting: Subcontracting to other companies may be permitted.
Subcontracting to other companies may be permitted provided that this has
been clearly mentioned by the tenderer in his tender, that the
subcontractor meets both the eligibility criteria in point 2,
'Eligibility for contracts' (Decision No 2/2002 of the ACP-EC Council of
Ministers of 7 October 2002, published in OJEC No 2002/911/EC on 23
November 2002) and the conditions in point 7, 'Ethics clauses' (as
above), and that the subcontracting does not relate to an excessive
proportion of the tender.
The proportion to be subcontracted must be stated in the invitation to
tender file.
17. Number of candidates invited to tender: There must be at least 4,
but no more than 8, candidates on the shortlist.
Provisional schedule for activities:
18. Scheduled date for dispatch of invitations to tender: 1 October 2004.
19. Scheduled date for commencing activities: 15 February 2005.
20. Initial contract length, and possible extension: 3,5 years.
Selection and award criteria:
21. Selection criteria: The following selection criteria will be applied
to candidates. Where applications are submitted by a consortium, then the
criteria will apply to the consortium as a whole.
1) Candidates' economic and financial standing [based on section 3 of the
application form]:
a) an extract from the balance sheets for the past 3 financial years;
b) turnover for the past 3 financial years;
or, failing that:
c) candidates' average annual turnover must be at least four times the
maximum amount budgeted for this contract per year (i.e. the maximum
budget stated in the contract notice divided by the initial length of the
contract in years, if this is more than one year);
d) cash and cash equivalents at the beginning and end of the financial
year must be in surplus, overall.
Candidates meeting criteria a), b), c) and d) will have an advantage.
2) Candidates' professional capacity [based on sections 4 and 5 of the
application form]:
a) international experience in airborne geophysical projects, geological
mapping and prospecting for mineral deposits in equatorial zones together
with experience of providing support to State institutions in charge of
mining with regard to training, setting up databases and geographic
information systems;
b) at least 30% of those employees working this year in fields connected
with this contract must be on permanent contracts with the candidate.
c) % of managerial staff in candidates' average annual workforce;
d) number of international scientific publications (level A), during the
past ten years, regarding fields connected with this contract.
3) Candidates' technical capacity [based on sections 5 and 6 of the
application form]:
a) candidates must have obtained good results during the past fifteen
years for at least five projects with a budget equivalent to the budget
for this contract and where the fields involved were connected with those
in this contract;
or
b) references for the main services provided in the fields envisaged
during the past ten years.
If more than eight applications prove to be eligible, i.e. meet all the
selection criteria, then the strengths and weaknesses of these
candidates' applications will have to be re-examined to determine which
eight applications for the invitation to tender are the best. Only the
following factor will be considered in the re-examination:
- whether the candidate has worked in Africa during the past three years.
If necessary, candidates will be chosen based on the number of months
they were there.
22. Award criteria: The criteria are specified in the invitation to
tender dossier appended to the letter of invitation to tender which will
be sent to shortlisted candidates.
Application submission procedures:
23. Final date for submission of applications: 31.8.2004 (10.00),
Libreville local time.
Applications received after this deadline will be rejected.
24. Application submission procedures and information to be supplied:
The standard application form must be used for applications. This form is
available from the following Internet address:
http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_fr.htm. The clauses and format
of this form must be strictly adhered to.
Any application which fails to comply with these provisions will be
automatically rejected. Additional documentation (brochure, letter, etc.)
enclosed with the application will not be considered.
25. Procedures for dispatch of applications: Applications must be sent
to the contracting authority, and no other:
- either by registered post (official postal service),
- or by bearer (express courier services in particular) with the
application delivered direct to the contracting authority, in return for
a signed and dated acknowledgement of receipt, at the following address:
Ministère de la Planification, et de la Programmation du Développement,
centre ville, immeuble Filao (5ème étage), Cellule d'Appui à l'ON du FED,
Libreville, Att: Monsieur le Coordonnateur de la Cellule d'Appui, BP 172,
Libreville, Gabonese Republic. Tel.: (241) 77 31 56. Fax: (241) 77 31 56
or (241) 74 84 97. E-mail: plan.dpg@intergabon.com.
The contract title and the contract notice number (see point 1) must be
clearly marked on the envelope containing the application and must be
quoted in all subsequent correspondence with the contracting authority.
Applications submitted in any other way will not be considered.
26. Working language: All written correspondence concerning this
invitation to tender procedure and contract must be in French.
27. Additional information: Not applicable.
28. Date of publication of the corresponding contract forecast:
19.5.2004.
29. Legal basis: General regulations on works, supplies and service
contracts financed by the European Development Fund.
Practical guide to contract procedures financed by the ninth EDF.
Practical Guide to contract procedures financed from the EC general
budget in the context of external actions.
Rules and procedures for supplies, services and works contracts financed
by the general budget of the EC in the context of cooperation with third
countries.
General tender documents for services contracts financed by the European
Development Fund.
These documents may be consulted on-line at the following site:
http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_fr.htm.

Original Text
Gabon
Avis de marché de services
1. Référence de la publication: EuropeAid/119857/D/SV/GA.
2. Procédure: Restreinte.
3. Programme. Fonds européen de développement (FED).
4. Financement: Appui institutionnel / Constitution d'une base de
données géologiques et minières / Appui au secteur minier - CF 6590/GA.
5. Pouvoir adjudicateur: Monsieur le Ministre d'État, Ministre de la
Planification et la Programmation du Développement, Ordonnateur national
du FED - Gabon, GA- Libreville.
Spécifications du marché
6. Objet du marché: Constitution d'une base de données géologiques et
minières (appui institutionnel).
7. Description du marché: Ce marché vise à renforcer les capacités des
institutions gouvernementales en charge du secteur minier en élargissant
et restructurant la base existante des données géologiques, géophysiques
et géochimiques. Ce projet doit offrir aux investisseurs une
infrastructure géologique et un outil performant d'aide à la décision
pour la recherche minière. Il comporte cinq volets:
1) conservation et valorisation des données de survols géophysiques
anciens sur l'ensemble du Gabon;
2) complément de levers aérogéophysiques magnétométriques et
spectrométriques à haute résolution sur environ 200 000 km2;
3) inventaire minier sur 20 000 km2;
4) cartographie géologique au 1:200.000 de 18 degrés carrés: mise à jour
et nouveaux levers;
5) valorisation des ressources en minéraux industriels et matériaux de
construction.
8. Nombre et intitulé des lots: Sans objet.
9. Budget maximal disponible: 14 300 000 EUR / 9 380 185 100 XOF.
10. Prestations additionnelles éventuelles: Sans objet.
Conditions de participation
11. Éligibilité: La participation au marché est ouverte, à égalité de
conditions, à toutes les personnes physiques et morales des États membres
de l'Union européenne et des pays Afrique Caraïbes Pacifique (ACP)
signataires de la convention de Lomé IV telle que révisée par l'accord
signé à Maurice le 4 novembre 1995.
12. Candidature: Toute personne physique ou morale éligible (au sens du
point 11 ci-dessus) ou groupement de ces personnes (consortium) peut
soumettre sa candidature.
Un consortium peut être un groupement permanent doté d'un statut
juridique ou un groupement informel créé aux fins d'un appel d'offres
spécifique. Tous les membres d'un consortium (c'est-à-dire, le chef de
file et tous les autres partenaires) sont conjointement et solidairement
responsables devant le pouvoir adjudicateur.
La participation d'une personne physique ou morale inéligible (au sens du
point 11) entraînera l'élimination automatique de la candidature
concernée (notamment, de la candidature de l'ensemble du consortium, dans
le cas où cette personne ferait partie d'un consortium).
13. Nombre de candidatures: Une personne physique ou morale ne peut
soumettre plus d'une candidature (cela vaut également pour toutes les
personnes morales faisant partie du même groupe du point de vue du
droit), quelle que soit la forme de sa participation (comme entité
juridique individuelle ou comme chef de file ou partenaire d'un
consortium présentant une candidature). Dans le cas où une personne
physique ou morale soumettrait plus d'une candidature (cela vaut
également pour toutes les personnes morales faisant partie d'un même
groupe du point de vue du droit), toutes les candidatures auxquelles
cette personne participe (et toutes les personnes morales faisant partie
du même groupe du point de vue du droit) seront éliminées.
14. Interdiction des alliances entre des candidats retenus sur la liste
restreinte: Toute offre reçue de la part de soumissionnaires comprenant
des sociétés autres que celles mentionnées sur les formulaires de
candidature ayant servi à l'établissement de la liste restreinte sera
éliminée de la présente procédure restreinte. Les candidats invités à
soumissionner ne peuvent ni s'associer entre eux ni établir des relations
subcontractuelles concernant le marché en question.
15. Situations d'exclusion: Dans le formulaire de candidature, les
candidats doivent attester qu'ils ne se trouvent dans aucune des
situations visées au point 2.3.3 du Guide pratique d'attribution des
contrats d'aide extérieure de la CE (disponible à l'adresse Internet
suivante: http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_fr.htm).
16. Possibilités de sous-traitance: La sous-traitance avec d'autres
sociétés peut être autorisée.
La sous-traitance avec d'autres sociétés peut être autorisée à condition
d'être clairement stipulée dans l'offre par le soumissionnaire, que le
sous-traitant satisfasse aux conditions d'éligibilité prévues au point 2
"Éligibilité aux marchés" (Décision n° 2/2002 du Conseil des Ministres
ACP-CE du 7 octobre 2002, parue au JOCE n° 2002/911/CE le 23.11.2002) et
aux conditions prévues au point 7 "Clauses déontologiques" (id. sup.), et
que la sous-traitance ne représente pas une proportion excessive de
l'offre.
La proportion de sous-traitance doit être précisée dans le dossier
d'appel d'offres.
17. Nombre de candidats invités à soumissionner: Le nombre de candidats
devant composer une liste restreinte est de 4 au minimum et de 8 au
maximum.
Calendrier prévisionnel des opérations
18. Date prévue d'envoi des invitations à soumissionner: 1er octobre
2004.
19. Date prévue de commencement de l'action: 15 février 2005.
20. Durée initiale du marché et prorogation éventuelle: 3,5 ans.
Critères de sélection et d'attribution
21. Critères de sélection: Les critères de sélection suivants seront
appliqués aux candidats. Dans le cas où les candidatures seraient
soumises par un consortium, ces critères de sélection s'appliqueront au
consortium dans son ensemble:
1) Capacité économique et financière du candidat [à préciser en fonction
de la rubrique 3 du formulaire de candidature]:
a) un extrait des bilans comptables des 3 derniers exercices;
b) le chiffre d'affaires des 3 derniers exercices;
ou bien, à défaut
c) le chiffre d'affaires annuel moyen du candidat doit être au moins
quatre fois supérieur au budget annualisé maximal alloué au marché (soit
le budget maximal stipulé dans l'avis de marché divisé par la durée
initiale du marché en années, si supérieure à un an);
d) la trésorerie et les équivalents de trésorerie de début et de fin
d'exercice sont globalement, excédentaires.
Le cumul des points a), b), c) et d) sera un plus pour le candidat.
2) Capacité professionnelle du candidat [à préciser en fonction des
rubriques 4 et 5 du formulaire de candidature]:
a) expérience internationale dans les projets de géophysique aéroportée,
cartographie géologique et prospection minière en zone équatoriale ainsi
que dans l'appui aux institutions étatiques en charge des Mines pour la
formation, l'installation de bases de données et de SIG;
b) au moins 30 % de l'ensemble des effectifs du candidat travaillant
cette année dans des domaines en rapport avec le présent marché sont
permanents;
c) % de cadres par rapport à l'effectif moyen annuel du candidat;
d) nombre de publications scientifiques de niveau international (rang A),
dans les domaines en rapport avec le présent marché, depuis les dix
dernières années.
3) Capacité technique du candidat [à préciser en fonction des rubriques 5
et 6 du formulaire de candidature]:
a) le candidat a obtenu de bons résultats, au cours des quinze dernières
années, pour au moins cinq projets au budget comparable à celui du
présent marché et dans des domaines en rapport avec celui-ci;
ou
b) les références des principaux services fournis dans le domaine des
actions envisagées durant les dix dernières années.
Si le nombre de candidatures éligibles satisfaisant à l'ensemble des
critères de sélection est supérieur à huit, les atouts et faiblesses des
applications de ces candidats doivent être réexaminés pour identifier les
huit meilleures candidatures pour l'appel d'offres. Le seul élément qui
sera pris en considération dans ce réexamen est le suivant:
- que le candidat ait travaillé en Afrique ces trois dernières années. Si
nécessaire, le nombre de mois de présence départagera les candidats.
22. Critères d'attribution: Ces critères sont précisés dans le dossier
d'appel d'offres annexé à la lettre d'invitation à soumissionner qui sera
envoyée aux candidats retenus sur la liste restreinte.
Constitution de la candidature
23. Date limite de remise des candidatures: 31 août 2004 à 10.00, heure
de Libreville.
Toute candidature reçue après la date limite sera écartée.
24. Modalités de présentation des candidatures et renseignements à
fournir: Les candidatures doivent être rédigées uniquement au moyen du
formulaire de candidature standard (disponible à l'adresse Internet
suivante: http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_fr.htm), dont les
dispositions et le modèle doivent être strictement respectés.
Toute candidature qui n'observe pas ces dispositions sera automatiquement
éliminée. Tout document supplémentaire (brochure, lettre, etc.) joint à
la candidature ne sera pas pris en considération.
25. Modalités d'envoi des candidatures: Les candidatures doivent être
exclusivement transmises au pouvoir adjudicateur:
- soit par courrier recommandé (service postal officiel),
- soit par porteur (notamment les services de messagerie express)
déposant directement la candidature auprès du pouvoir adjudicateur,
contre accusé de réception signé et daté, à l'adresse suivante: Ministère
de la Planification, et de la Programmation du Développement, centre
ville, immeuble Filao (5ème étage), Cellule d'Appui à l'ON du FED,
Libreville, à l'attention de Monsieur le Coordonnateur de la Cellule
d'Appui, BP 172, Libreville, République gabonaise. Tel.: (241) 77 31 56.
Fax: (241) 77 31 56 ou (241) 74 84 97. E-mail: plan.dpg@intergabon.com.
L'intitulé du marché et le numéro de l'avis de marché (voir rubrique 1
ci-dessus) doivent figurer lisiblement sur l'enveloppe contenant la
candidature et doivent être mentionnés dans toute correspondance
ultérieure avec le pouvoir adjudicateur.
Les candidatures soumises de toute autre façon ne seront pas prises en
considération.
26. Langue opérationnelle: Toutes les communications par écrit pour
cette procédure d'appel d'offres et contrat doivent être en français.
27. Autres renseignements: Sans objet.
28. Date de publication de la prévision de marché correspondante: 19 mai
2004.
29. Base juridique: Réglementation générale relative aux marchés de
services, de fournitures et de travaux financés par le Fonds européen de
développement.
Guide pratique des procédures contractuelles financées par le 9ème FED.
Guide pratique des procédures contractuelles financées par le budget
général des Communautés européennes dans le cadre des actions extérieures.
Règles et procédures applicables aux marchés de services, de fournitures
et de travaux financés par le budget général des Communautés européennes
dans le cadre de la coopération avec les pays tiers.
Le cahier général des charges des marchés de services financés par le
Fonds européen de développement.
Ces documents sont consultables en ligne sur le site
http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_fr.htm.








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