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DJ-Djibouti: EDF - detailed technical study and preparation of the works invitation to tender dossier - inspection and overseeing work for the Arta Crossroads-Guélilé road

0608 - Contract notice

General Information

Country:    Djibouti
Deadline for Responses:   Mar 15, 2004
Regulation of Procurement:   External aid and European Development Fund
EU Official Journal Publication:   #25088-2004 in 29/ issue
Publication Date:   Feb 11, 2004
Awarding Authority:   EUROPEAN COMMISSION, DJIBOUTI
Contract Nature:   Service contract
Procedure Type:   Restricted procedure
Type of Bid Required:   Global tender
Awarding Criteria:   Not defined
Original Language(s):   French

Goods, Works and Services
Commodities:  

Summary
Djibouti
Service contract notice
1. Publication reference: EuropeAid/117585/D/SV/DJ.
2. Procedure: International restricted invitation to tender.
3. Programme: EDF.
4. Financing: Technical cooperation facility (9.ACP.DI.001) pending
approval.
5. Contracting authority: European Commission, in the name of and on
behalf of the Government of the Republic of Djibouti, represented by the
EDF National Authorizing Officer, Djibouti.
Contract specifications:
6. Object of the contract: Detailed technical study, preparation of the
works invitation to tender dossier and technical assistance with opening
and sorting the tenders for rehabilitation work on the road from the Arta
Crossroads to Guélilé.
The consultant who wins the contract for the study and for technical
assistance with opening and sorting the tenders will also be commissioned
to oversee and inspect the work, providing his services meet the standard
required.
7. Contract description: Several comparative studies have been carried
out on existing and complementary communication routes between Djibouti
and Ethiopia, as a result of which the Arta-Guélilé road link has finally
been chosen for the Djibouti part due to its technical and economic
advantages. The detailed feasibility study on rehabilitating this road is
available (Profabril, 2002).
The consultant will be required to provide a full and detailed technical
study (ODA) on the 72-km RN 1 route between the Arta Crossroads and the
border at Guélilé (the south corridor), the works invitation to tender
dossier for carrying this out and a detailed quality control plan for the
work. The consultant will help the National Authorizing Officer with
opening, sorting and assessing tenders.
Providing his services meet the required standard, the consultant will be
awarded the contract to oversee and inspect the rehabilitation work.
8. Number and titles of lots: There is only one lot in this contract.
9. Maximum available budget: 300 000 EUR, for stage I covering the
technical study, drawing up the works invitation to tender dossier and
technical assistance with opening, sorting and assessing tenders.
1 600 000 EUR, for stage II covering the overseeing and inspection of
rehabilitation works.
10. Any additional services: The consultant will be awarded the contract
to oversee and inspect the rehabilitation work, if the services he has
already provided reached the standard required.
Conditions for participation:
11. Eligibility: Participation in the contract is open, on equal terms,
to:
- natural persons, companies, firms and public or semi-public bodies from
the ACP States or from the Member States;
- cooperative companies and other persons governed by public or private
law from the Member States and/or the ACP States;
- joint ventures, or groupings of companies or firms from the ACP States
and/or the Member States.
The nationality rule also applies to experts put forward by service
provider companies.
12. Application: Any eligible natural person or legal entity (as defined
in point 11) or grouping of said persons or entities (consortium) may
apply.
A consortium can be a permanent grouping with legal status or an informal
grouping created with a specific invitation to tender in mind. All the
members of a consortium (i.e. lead company and other partners) are to be
jointly and severally liable vis-à-vis the contracting authority.
Should an ineligible natural person or legal entity (as defined in point
11) take part, this will result in the application concerned being
automatically disqualified (in particular, the application from the whole
consortium where said party belongs to a consortium).
13. Number of applications: Natural persons or legal entities can only
submit one application (this applies equally to all the legal entities
legally belonging to the same group), irrespective of the form their
participation may take (as one single legal entity or as lead company or
partner in a consortium submitting an application). Should a natural
person or legal entity submit more than one application (this applies
equally to all the legal entities legally belonging to the same group),
then all the applications involving said party (and all the legal
entities legally belonging to the same group) will be disqualified.
14. Prohibition on associations among shortlisted candidates: Tenders
which include companies not mentioned on the application forms used to
compile the shortlist will be disqualified from this restricted
procedure. Candidates invited to tender cannot form an association
amongst themselves nor can they establish subcontractual relationships
for the contract in question.
15. Grounds for exclusion: Candidates must solemnly attest in the
application form that they are not in any of the situations cited in
Section 2.3 of the general regulations on works, supply and service
contracts financed by the European Development Fund (EDF) appended to
Decision No 2/2002 of the ACP Council of Ministers published in OJ L 320
of 23 November 2002.
16. Subcontracting: Local services (topography, laboratory tests, etc.)
may be subcontracted. The total value of the subcontracted services must
not be more than 30% of the contract value.
17. Number of candidates invited to tender: There must be at least 4,
but no more than 8, candidates on the shortlist.
Provisional schedule for activities:
18. Scheduled date for dispatch of invitations to tender: April 2004.
19. Scheduled date for commencing activities: July 2004.
20. Initial contract length, and possible extension: Stage I (studies
and technical assistance with assessing the tenders): 12 months.
Stage II (works overseeing and inspection): 24 months.
Selection and award criteria:
21. Selection criteria: The following selection criteria will be applied
to candidates. Where applications are submitted by a consortium, then the
criteria will apply to the consortium as a whole:
1) candidates' economic and financial capacity:
a) for the study stage, candidates' average annual turnover for road
studies must be at least five times the maximum annual budget allocated
to the contract (300 000 EUR),
b) for the overseeing and inspection stage, candidates' average annual
turnover for this type of service must be at least five times the maximum
annual budget allocated to the contract (800 000 EUR);
2) candidates' professional capacity:
a) at least 5 people on the candidates' permanent staff must be working
at present in fields connected with this contract (5 on studies and 5 on
overseeing and inspecting road works),
b) at least 20% of all the people working for candidates this year in
fields connected with this contract must be permanent employees (studies
and overseeing the works to be treated separately);
3) candidates' technical capacity [based on sections 5 and 6 of the
application form]:
a) candidates must have achieved good results, in the past three years,
in at least two projects where the budget was equal to or greater than
the budget for this contract in fields connected with this contract
(studies and overseeing the works to be treated separately).
If more than eight of the eligible applications meet all the selection
criteria, then the strengths and weaknesses of these candidates'
applications will have to be re-examined to determine which eight
applications are the best for the invitation to tender.
22. Award criteria: The criteria are specified in the invitation to
tender dossier appended to the letter of invitation to tender which will
be sent to shortlisted candidates.
Application submission procedures:
23. Final date for submission of applications: 15.3.2004 (13.00), local
time in Djibouti.
Applications received after this deadline will be rejected.
24. Application submission procedures and information to be supplied:
The standard application form must be used for applications. This form is
available from the following Internet address:
http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_fr.htm.
This form's clauses and format must be strictly adhered to.
Any application failing to comply with these provisions will be
automatically rejected. Additional documentation (brochure, letter, etc.)
enclosed with the application will not be considered.
25. Procedures for dispatch of applications: Applications must be sent
to the contracting authority, and no other:
- either by registered post (official postal service), to the following
address:
Ministère de l'Équipement et des Transports, Direction de l'Équipement,
BP 485, Djibouti;
- or by bearer (express courier services in particular) with the
application being delivered direct to the contracting authority, against
issue of a signed and dated acknowledgement of receipt, at the following
address:
Ministère de l'Équipement et des Transports, Direction de l'Équipement,
rue de Boulaos, BP 485, Djibouti.
The contract title and the contract notice number (see point 1) must be
marked legibly on the envelope containing the application and must be
quoted in all subsequent correspondence with the contracting authority.
Applications submitted in any other way will not be considered.
26. Working language: All written correspondence concerning this
invitation to tender procedure and contract must be in French.
27. Additional information: None.
28. Date of publication of the corresponding contract forecast: 22
November 2003.
29. Legal basis: Cotonou Agreement.
Decision No 2/2002 of the ACP-EC Council of Ministers of 7 October 2002.

Original Text
Djibouti
Avis de marché de services
1. Référence de la publication: EuropeAid/117585/D/SV/DJ.
2. Procédure: Appel d'offres restreint international.
3. Programme: FED.
4. Financement: Facilité de Coopération Technique (9.ACP.DI.001) en
cours d'approbation.
5. Autorité contractante: Commission européenne, au nom et pour le
compte du Gouvernement de la République de Djibouti, représenté par
l'Ordonnateur National du FED, Djibouti.
Spécifications du marché
6. Objet du marché: Étude technique détaillée, préparation du dossier
d'appel d'offres travaux et assistance technique au dépouillement des
offres pour les travaux de réhabilitation de la route Carrefour
d'Arta-Guélilé.
Le contrôle et la surveillance des travaux seront confiés au même
consultant attributaire de l'étude et de l'assistance technique au
dépouillement, sous réserve de la qualité de ses prestations.
7. Description du marché: Après plusieurs études comparatives des voies
de communication existantes et complémentaires entre Djibouti et
l'Éthiopie, le choix s'est finalement porté, pour le territoire
djiboutien, sur l'axe Arta-Guélilé en fonction de ses avantages
techniques et économiques. L'étude de faisabilité détaillée pour la
réhabilitation de cette route est disponible (Profabril, 2002).
Les prestations du consultant devront fournir une étude technique
complète et détaillée (APD) de l'itinéraire RN 1 situé entre le carrefour
d'Arta et Guélilé Frontière - Couloir Sud, d'une longueur de 72 km, le
dossier d'appel d'offres travaux en vue de sa mise en oeuvre et un plan
détaillé du contrôle de qualité des travaux. Le consultant assistera l'ON
au dépouillement et à l'évaluation des offres.
Sous réserve de la qualité de ces prestations, le consultant sera
l'attributaire du contrat pour le contrôle et la surveillance des travaux
de réhabilitation.
8. Nombre et intitulé des lots: Le marché est composé d'un seul lot.
9. Budget maximal disponible: 300 000 EUR, pour la phase I d'étude
technique, l'élaboration du dossier d'appel d'offres travaux et
l'assistance technique au dépouillement et à l'évaluation des offres.
1 600 000 EUR, pour la phase II de contrôle et surveillance des travaux
de réhabilitation.
10. Prestations additionnelles éventuelles: Le consultant sera
l'attributaire du contrat pour le contrôle et la surveillance des travaux
de réhabilitation, sous réserve de la qualité de ses prestations
préalables.
Conditions de participation
11. Éligibilité: La participation au marché est ouverte à égalité de
conditions:
- aux personnes physiques, sociétés ou entreprises, organismes publics ou
à participation publique des États ACP et des États membres,
- aux sociétés coopératives et autres personnes de droit public ou de
droit privé des États membres et/ou des États ACP, et
- à toute entreprise commune ou groupement d'entreprises ou de sociétés
des États ACP et/ou des États membres.
Cette règle de la nationalité s'applique également aux experts proposés
par les sociétés prestataires de services.
12. Candidature: Toute personne physique ou morale éligible (au sens du
point 11 ci-dessus) ou groupement de ces personnes (consortium) peut
soumettre sa candidature.
Un consortium peut être un groupement permanent doté d'un statut
juridique ou un groupement informel créé aux fins d'un appel d'offres
spécifique. Tous les membres d'un consortium (c'est-à-dire le chef de
file et tous les autres partenaires) sont conjointement et solidairement
responsables devant l'autorité contractante.
La participation d'une personne physique ou morale inéligible (au sens du
point 11) entraînera l'élimination automatique de la candidature
concernée (notamment, de la candidature de l'ensemble du consortium, dans
le cas où cette personne ferait partie d'un consortium).
13. Nombre de candidatures: Une personne physique ou morale ne peut
soumettre plus d'une candidature (cela vaut également pour toutes les
personnes morales faisant partie du même groupe du point de vue du
droit), quelle que soit la forme de sa participation (comme entité
juridique individuelle ou comme chef de file ou partenaire d'un
consortium présentant une candidature). Dans le cas où une personne
physique ou morale soumettrait plus d'une candidature (cela vaut
également pour toutes les personnes morales faisant partie d'un même
groupe du point de vue du droit), toutes les candidatures auxquelles
cette personne participe (et toutes les personnes morales faisant partie
du même groupe du point de vue du droit) seront éliminées.
14. Interdiction des alliances entre des candidats retenus sur la liste
restreinte: Toute offre reçue de la part de soumissionnaires comprenant
des sociétés autres que celles mentionnées sur les formulaires de
candidature ayant servi à l'établissement de la liste restreinte sera
éliminée de la présente procédure restreinte. Les candidats invités à
soumissionner ne peuvent ni s'associer entre eux ni établir des relations
subcontractuelles concernant le marché en question.
15. Situations d'exclusion: Dans le formulaire de candidature, les
candidats doivent attester sur l'honneur qu'ils ne se trouvent dans
aucune des situations visées au point 2.3 de la Réglementation générale
relative aux marchés de services, fournitures et travaux financés par le
Fonds européen de développement (FED) annexée à la Décision n° 2/2002 du
Conseil des Ministres ACP publiée au JO L 320 du 23.11.2002.
16. Possibilités de sous-traitance: La sous-traitance est autorisée pour
des prestations locales (topographie, essais de laboratoire, etc.). Le
montant total de la part sous-traitée des services ne peut dépasser 30 %
du montant du contrat.
17. Nombre de candidats invités à soumissionner: Le nombre de candidats
devant composer une liste restreinte est de 4 au minimum et de 8 au
maximum.
Calendrier prévisionnel des opérations
18. Date prévue d'envoi des invitations à soumissionner: Avril 2004.
19. Date prévue de commencement de l'action: Juillet 2004.
20. Durée initiale du marché et prorogation éventuelle: Phase I (études
et assistance technique pour l'évaluation des offres): 12 mois.
Phase II (contrôle et surveillance des travaux): 24 mois.
Critères de sélection et d'attribution
21. Critères de sélection: Les critères de sélection suivants seront
appliqués aux candidats. Dans le cas où les candidatures seraient
soumises par un consortium, ces critères de sélection s'appliqueront au
consortium dans son ensemble:
1) Capacité économique et financière du candidat:
a) pour la phase d'études, le chiffre d'affaires annuel moyen du candidat
pour la réalisation d'études routières doit être au moins cinq fois
supérieur au budget annuel maximal alloué au marché (300 000 EUR);
b) pour la phase de contrôle et surveillance, le chiffre d'affaires
annuel moyen du candidat pour ce type de prestations doit être au moins
cinq fois supérieur au budget annuel maximal alloué au marché (800 000
EUR).
2) Capacité professionnelle du candidat:
a) au moins 5 personnes faisant partie des effectifs permanents du
candidat travaillent actuellement dans des domaines en rapport avec le
présent marché (5 pour les études et 5 pour le contrôle et la
surveillance des travaux routiers); et
b) au moins 20 % de l'ensemble des effectifs du candidat travaillant
cette année dans des domaines en rapport avec le présent marché sont
permanents (à évaluer de façon séparée pour les études et la surveillance
des travaux).
3) Capacité technique du candidat [à préciser en fonction des rubriques 5
et 6 du formulaire de candidature]:
a) le candidat a obtenu de bons résultats, au cours des trois dernières
années, pour au moins deux projets de budget au moins équivalent à celui
du présent marché et dans des domaines en rapport avec le présent marché
(à évaluer de façon séparée pour les études et la surveillance des
travaux).
Si le nombre de candidatures éligibles satisfaisant à l'ensemble des
critères de sélection est supérieur à huit, les atouts et faiblesses des
applications de ces candidats doivent être réexaminés pour identifier les
huit meilleures candidatures pour l'appel d'offres.
22. Critères d'attribution: Ces critères sont précisés dans le dossier
d'appel d'offres annexé à la lettre d'invitation à soumissionner qui sera
envoyée aux candidats retenus sur la liste restreinte.
Constitution de la candidature
23. Date limite de remise des candidatures: 15 mars 2004 à 13h00 (heure
locale Djibouti).
Toute candidature reçue après la date limite sera écartée.
24. Modalités de présentation des candidatures et renseignements à
fournir: Les candidatures doivent être rédigées uniquement au moyen du
formulaire de candidature standard (disponible à l'adresse Internet
suivante: http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_fr.htm).
Les dispositions et le modèle doivent être strictement respectés.
Toute candidature qui n'observe pas ces dispositions sera automatiquement
éliminée. Tout document supplémentaire (brochure, lettre, etc.) joint à
la candidature ne sera pas pris en considération.
25. Modalités d'envoi des candidatures: Les candidatures doivent être
exclusivement transmises à l'autorité contractante:
- soit par courrier recommandé (service postal officiel), à l'adresse
suivante:
Ministère de l'Équipement et des Transports, Direction de l'Équipement,
BP 485, Djibouti;
- soit par porteur (notamment les services de messagerie exprès) déposant
directement la candidature auprès de l'autorité contractante, contre
accusé de réception signé et daté, à l'adresse suivante:
Ministère de l'Équipement et des Transports, Direction de l'Équipement,
rue de Boulaos, BP 485, Djibouti.
L'intitulé du marché et le numéro de l'avis de marché (voir rubrique 1
ci-dessus) doivent figurer lisiblement sur l'enveloppe contenant la
candidature et doivent être mentionnés dans toute correspondance
ultérieure avec l'autorité contractante.
Les candidatures soumises de toute autre façon ne seront pas prises en
considération.
26. Langue opérationnelle: Toutes les communications par écrit pour
cette procédure d'appel d'offres et contrat doivent être en français.
27. Autres renseignements: Néant.
28. Date de publication de la prévision de marché correspondante: 22
novembre 2003.
29. Base juridique: Accord de Cotonou.
Décision n° 2/2002 du Conseil des Ministres ACP-CE du 7.10.2002.








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