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KM-Moroni: EDF - technical assistance for the decentralised cooperation programme in the Union of the Comoros (EUR 10 250 000)

0708 - Contract notice

General Information

Country:    Comoros
Deadline for Responses:   Apr 10, 2006
Regulation of Procurement:   External aid and European Development Fund
EU Official Journal Publication:   #46734-2006 in 45/ issue
Publication Date:   Mar 7, 2006
Awarding Authority:   EDF NATIONAL AUTHORISING OFFICER IN THE UNION OF THE COMOROS, MORONI
Contract Nature:   Service contract
Procedure Type:   Restricted procedure
Type of Bid Required:   Global tender
Awarding Criteria:   Not defined
Original Language(s):   French

Goods, Works and Services
Commodities:  

Summary
Service contract notice
1. Publication reference: EuropeAid/122365/D/SV/KM.
2. Procedure: International restricted invitation to tender.
3. Programme: 9th EDF.
4. Financing: Financing agreement 9.ACP.COM.8.
5. Contracting authority: EDF National Authorising Officer in the Union
of the Comoros, Moroni.
Contract specifications:
6. Object of the contract: Technical assistance (for outsourced direct
labour operations).
7. Contract description: The decentralised cooperation programme will
contribute to the building-up of non-state and decentralised actors in
the Comoros through support for political decentralisation, civil society
organisations, local development initiatives and local authority
management of solid waste. This unit-price contract will run for 54
months and involves the full-time provision of technical assistance to
ensure correct management of the programme via outsourcing. The technical
assistance staff's tasks will include the following: preparing and
implementing programme-estimates and various calls for proposals and
invitations to tender, making sure allocated funds are used in an
efficient way and in accordance with 9th EDF rules and procedures;
running the programme management unit.
8. Number and titles of lots: 1 lot.
9. Maximum budget available: EUR 1 600 000.
10. Any additional services: As in 20.
Conditions for participation:
11. Eligibility: Participation in the contract is open, on equal terms,
to:
- natural persons, companies, firms and public or semi-public agencies
from the ACP countries or from the Member States,
- cooperative companies and other entities governed by public or private
law from the Member States and/or the ACP countries,
- joint ventures, or groupings of companies or firms from the ACP
countries and/or the Member States.
The nationality rule also applies to experts put forward by service
provider companies.
12. Application: Any eligible natural person or legal entity (as defined
in 11) or grouping of said parties (consortium) may apply.
A consortium can be a permanent grouping with legal status or an informal
grouping created with a specific invitation to tender in mind. All
members of the consortium (i.e. lead company and all other partners) will
be jointly and severally liable vis-à-vis the contracting authority.
Should an ineligible natural person or legal entity (as defined in 11)
take part, this will result in the application concerned being
automatically disqualified (in particular, the application from the whole
consortium where said party belongs to a consortium).
13. Number of applications: Natural persons or legal entities can only
submit 1 application (this applies equally to all the legal entities
considered in law to be part of the same group), irrespective of the form
their participation may take (sole legal entity, or lead company or
partner in a consortium submitting an application). Should a natural
person or legal entity submit more than 1 application (this applies
equally to all the legal entities considered in law to be part of the
same group), then all the applications involving said party (and all the
legal entities considered in law to be part of the same group) will be
disqualified.
14. Prohibition on associations among shortlisted candidates: Tenders
which include companies not mentioned on the application forms used to
compile the shortlist will be disqualified from this restricted
procedure. Candidates invited to tender cannot form associations or
subcontractual relationships amongst themselves for the contract in
question.
15. Grounds for exclusion: In their application form candidates must
solemnly affirm that they are not in any of the situations referred to in
Section 2.3.3 of the Practical Guide to contract procedures financed by
the 9th EDF.
16. Subcontracting: Subcontracting is not permitted.
17. Number of candidates invited to tender: There must be at least 4,
but no more than 8, candidates on the shortlist.
Provisional schedule for activities:
18. Scheduled date for dispatch of invitations to tender: 17.4.2006.
19. Scheduled date for commencing activities: 1.7.2006.
20. Initial contract length, and possible extension: 54 months.
Extension possible, should this prove necessary.
Selection and award criteria:
21. Selection criteria: The following selection criteria will be applied
to candidates. Where applications are submitted by a consortium, then the
criteria will apply to the consortium as a whole.
1) Candidates' economic and financial capacity:
a) average annual income for the past 2 years must have been more than
EUR 900 000;
b) cash and cash equivalents at the beginning and end of the financial
year must be in surplus, overall.
2) Candidates' professional capacity:
a) at least 5 of the candidates' staff must be currently working in
fields connected with this contract;
b) at least 20 % of those employees working in fields connected with this
contract must have permanent contracts.
3) Candidates' technical capacity:
a) candidates must have managed at least 3 projects, in the past 3 years,
in fields connected with this contract (technical assistance contract)
where the budget was equivalent to or greater than EUR 500 000.
If more than 8 applications prove to be eligible, i.e. meet all the
selection criteria, then the strengths and weaknesses of these
candidates' applications will need to be re-examined to determine which 8
applications for the invitation to tender are the most suitable. Only the
following factor will be considered in the re-examination:
1) candidates have provided technical assistance in the past 3 years for
projects financed from the European Development Fund in fields connected
with this contract.
22. Award criteria: The criteria are specified in the invitation to
tender dossier appended to the letter of invitation to tender which will
be sent to shortlisted candidates.
Application submission procedures:
23. Final date for submission of applications: 10.4.2006 (12.00).
Applications received after this deadline will be rejected.
24. Application submission procedures and information to be supplied:
The standard application form must be used for applications. This form is
available from the following web address:
http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/index_fr.htm. The clauses and
format of this form must be strictly adhered to.
Any application which fails to comply with these provisions will be
automatically rejected. Additional documentation (brochure, letter, etc.)
enclosed with the application will not be considered.
25. Procedures for dispatch of applications: Applications must be sent
to the contracting authority, and no other:
- either by registered post (official postal service), to the following
address:
Mr Oubeidi M'zé Chei, Ministre des Finances et du Budget, Ordonnateur
National du FED, S/C CAON BP 2463, Maison des Projets FED, boulevard de
la Corniche, Moroni, Union of the Comoros,
- or by bearer (express courier services in particular) with the
application being delivered straight to the contracting authority, in
return for a signed and dated acknowledgement of receipt, at the
following address:
Mr Oubeidi M'zé Chei, Ministre des Finances et du Budget, Ordonnateur
National du FED, S/C CAON BP 2463, Maison des Projets FED, boulevard de
la Corniche, Moroni, Union of the Comoros.
The contract title and the contract notice number (see 1) must be clearly
marked on the envelope containing the application and must be quoted in
all subsequent correspondence with the contracting authority.
Applications submitted in any other way will not be considered.
26. Working language: All written correspondence concerning this
invitation to tender procedure and contract must be in French.
27. Additional information: Not applicable.
28. Date of publication of the corresponding contract forecast:
26.11.2005.
29. Legal basis: ACP-EU Cotonou Agreement, signed on 23.6.2000.
Decision No 2/2002 of the ACP-EU Council of Ministers of 7.10.2002
regarding the implementation of Articles 28, 29 and 30 of Annex IV to the
Cotonou Agreement and its Annex.

Original Text
Avis de marché de services
1. Référence de la publication: EuropeAid/122365/D/SV/KM.
2. Procédure: Appel d'offres restreint international.
3. Programme: 9ème FED.
4. Financement: Convention de financement 9.ACP.COM.8.
5. Autorité contractante: Ordonnateur national du FED en Union des
Comores, Moroni.
Spécifications du marché
6. Objet du marché: Assistance technique (pour une régie indirecte).
7. Description du marché: Le programme de coopération décentralisée
appuiera le renforcement des acteurs non-étatiques et décentralisés des
Comores à travers l'appui à la décentralisation politique, aux
organisations de la société civile, aux initiatives de développement
local et à la gestion des déchets solides par les communes. Ce contrat à
prix unitaires, d'une durée de 54 mois, concerne une assistance technique
à plein temps pour assurer la bonne gestion du programme en régie
indirecte. Les tâches de l'AT seront entre autres la préparation et mise
en oeuvre des devis-programmes et divers appels à propositions et appels
d'offres; l'utilisation efficace des fonds alloués, selon les règles et
procédures du 9ème FED ainsi que la conduite de la cellule de gestion du
programme.
8. Nombre et intitulé des lots: Un seul lot.
9. Budget maximal disponible: 1 600 000 EUR.
10. Prestations additionnelles éventuelles: Voir point 20.
Conditions de participation
11. Éligibilité: La participation au marché est ouverte à égalité de
conditions:
- aux personnes physiques, sociétés ou entreprises, organismes publics ou
à participation publique des États ACP et des États membres,
- aux sociétés coopératives et autres personnes de droit public ou de
droit privé des États membres et/ou des États ACP, et
- à toute entreprise commune ou groupement d'entreprises ou de sociétés
des États ACP et/ou des États membres.
Cette règle de la nationalité s'applique également aux experts proposés
par les sociétés prestataires de services.
12. Candidature: Toute personne physique ou morale éligible (au sens du
point 11 ci-dessus) ou groupement de ces personnes (consortium) peut
soumettre sa candidature.
Un consortium peut être un groupement permanent doté d'un statut
juridique ou un groupement informel créé aux fins d'un appel d'offres
spécifique. Tous les membres d'un consortium (c'est-à-dire, le chef de
file et tous les autres partenaires) sont conjointement et solidairement
responsables devant l'autorité contractante.
La participation d'une personne physique ou morale inéligible (au sens du
point 11) entraînera l'élimination automatique de la candidature
concernée (notamment, de la candidature de l'ensemble du consortium, dans
le cas où cette personne ferait partie d'un consortium).
13. Nombre de candidatures: Une personne physique ou morale ne peut
soumettre plus d'une candidature (cela vaut également pour toutes les
personnes morales faisant partie du même groupe du point de vue du
droit), quelle que soit la forme de sa participation (comme entité
juridique individuelle ou comme chef de file ou partenaire d'un
consortium présentant une candidature). Dans le cas où une personne
physique ou morale soumettrait plus d'une candidature (cela vaut
également pour toutes les personnes morales faisant partie d'un même
groupe du point de vue du droit), toutes les candidatures auxquelles
cette personne participe (et toutes les personnes morales faisant partie
du même groupe du point de vue du droit) seront éliminées.
14. Interdiction des alliances entre des candidats retenus sur la liste
restreinte: Toute offre reçue de la part de soumissionnaires comprenant
des sociétés autres que celles mentionnées sur les formulaires de
candidature ayant servi à l'établissement de la liste restreinte sera
éliminée de la présente procédure restreinte. Les candidats invités à
soumissionner ne peuvent ni s'associer entre eux ni établir des relations
subcontractuelles concernant le marché en question.
15. Situations d'exclusion: Dans le formulaire de candidature, les
candidats doivent attester sur l'honneur qu'ils ne se trouvent dans
aucune des situations visées au point 2.3.3 du Guide pratique pour les
procédures contractuelles financées par le 9ème FED.
16. Possibilités de sous-traitance: La sous-traitance n'est pas
autorisée.
17. Nombre de candidats invités à soumissionner: Le nombre de candidats
devant composer une liste restreinte est de 4 au minimum et de 8 au
maximum.
Calendrier prévisionnel des opérations
18. Date prévue d'envoi des invitations à soumissionner: 17.4.2006.
19. Date prévue de commencement de l'action: 1.7.2006.
20. Durée initiale du marché et prorogation éventuelle: 54 mois.
Prorogation éventuelle, en cas de nécessité.
Critères de sélection et d'attribution
21. Critères de sélection: Les critères de sélection suivants seront
appliqués aux candidats. Dans le cas où les candidatures seraient
soumises par un consortium, ces critères de sélection s'appliqueront au
consortium dans son ensemble:
1) Capacité économique et financière du candidat:
a) le revenu annuel moyen des 2 dernières années doit être supérieur à
900 000 EUR, et;
b) la trésorerie et les équivalents de trésorerie de début et de fin
d'exercice sont, globalement, excédentaires.
2) Capacité professionnelle du candidat:
a) au moins 5 personnes faisant partie des effectifs du candidat
travaillent actuellement dans des domaines en rapport avec le présent
marché, et;
b) au moins 20 % de l'ensemble des effectifs du candidat travaillant dans
des domaines en rapport avec le présent marché sont permanents.
3) Capacité technique du candidat:
a) le candidat a assuré la gestion, au cours des 3 dernières années, d'au
moins 3 projets au budget au moins équivalent à 500 000 EUR et dans des
domaines en rapport avec le présent marché (marché d'assistance
technique).
Si le nombre de candidatures éligibles satisfaisant à l'ensemble des
critères de sélection est supérieur à 8, les atouts et faiblesses des
applications de ces candidats doivent être réexaminés pour identifier les
8 meilleures candidatures pour l'appel d'offres. Les seuls éléments qui
seront pris en considération dans ce réexamen sont les suivants:
1) le candidat a fourni une assistance technique pour des projets
financés sous le Fonds européen de développement dans des domaines en
rapport avec le présent marché au cours des 3 dernières années.
22. Critères d'attribution: Ces critères sont précisés dans le dossier
d'appel d'offres annexé à la lettre d'invitation à soumissionner qui sera
envoyée aux candidats retenus sur la liste restreinte.
Constitution de la candidature
23. Date limite de remise des candidatures: 10.4.2006 à 12:00.
Toute candidature reçue après la date limite sera écartée.
24. Modalités de présentation des candidatures et renseignements à
fournir: Les candidatures doivent être rédigées uniquement au moyen du
formulaire de candidature standard (disponible à l'adresse Internet
suivante: http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/index_fr.htm), les
dispositions et le modèle doivent être strictement respectés.
Toute candidature qui n'observe pas ces dispositions sera automatiquement
éliminée. Tout document supplémentaire (brochure, lettre, etc.) joint à
la candidature ne sera pas pris en considération.
25. Modalités d'envoi des candidatures: Les candidatures doivent être
exclusivement transmises à l'autorité contractante:
- soit par courrier recommandé (service postal officiel), à l'adresse
suivante:
M. Oubeidi M'zé Chei, Ministre des finances et du budget, Ordonnateur
national du FED, S/C CAON BP 2463, Maison des Projets FED, boulevard de
la Corniche, Moroni, Union des Comores;
- soit par porteur (notamment les services de messagerie express)
déposant directement la candidature auprès de l'autorité contractante,
contre accusé de réception signé et daté, à l'adresse suivante:
M. Oubeidi M'zé Chei, Ministre des finances et du budget, Ordonnateur
national du FED, S/C CAON BP 2463, Maison des Projets FED, boulevard de
la Corniche, Moroni, Union des Comores.
L'intitulé du marché et le numéro de l'avis de marché (voir rubrique 1
ci-dessus) doivent figurer lisiblement sur l'enveloppe contenant la
candidature et doivent être mentionnés dans toute correspondance
ultérieure avec l'autorité contractante.
Les candidatures soumises de toute autre façon ne seront pas prises en
considération.
26. Langue opérationnelle: Toutes les communications par écrit pour
cette procédure d'appel d'offres et contrat doivent être en français.
27. Autres renseignements: N/A.
28. Date de publication de la prévision de marché correspondante:
26.11.2005.
29. Base juridique: Accord ACP-UE de Cotonou, signé le 23.6.2000.
Décision n° 2/2002 du Conseil des ministres ACP-CE du 7.10.2002
concernant la mise en oeuvre des articles 28, 29 et 30 de l'annexe IV de
l'Accord de Cotonou et son annexe.








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