CF-Bangui: EDF - technical assistance with implementing the PAIRAC project (Programme d'appui à l'intégration régionale en Afrique centrale - support programme for regional integration in Central Africa

General Information
Country:	Central African Republic
Deadline for Responses:	Nov 14, 2005
Regulation of Procurement:	External aid and European Development Fund
EU Official Journal Publication:	#191835-2005 in 195 issue
Publication Date:	Oct 8, 2005
Awarding Authority:	SECRETARIAT EXECUTIF DE LA CEMAC, BANGUI
Contract Nature:	Service contract
Procedure Type:	Restricted procedure
Type of Bid Required:	Global tender
Awarding Criteria:	Not defined
Original Language(s):	French

Goods, Works and Services
Commodities:	79410000 - Business and management consultancy services

Summary
Regional project based in Bangui (Central African Republic) - activities also planned in all EMCCA countries - Cameroon, Chad, Congo, Equatorial Guinea, Gabon - and São Tomé e Príncipe Service contract notice 1. Publication reference: EuropeAid/121789/D/SV/REG. 2. Procedure: International restricted invitation to tender. 3. Programme: EDF - PAIRAC. 4. Financing: Financing agreement 9 ACP RCE 06. 5. Contracting authority: The Executive Secretariat of EMCCA acting as Regional Authorising Officer will be the contracting authority. Contract specifications: 6. Object of the contract: Contract for long-term and short-term technical assistance with PAIRAC programme implementation. 7. Contract description: The PAIRAC project, whose overall budget is EUR 16 000 000, has a strategy for action focusing on: (i) improving the system of multilateral surveillance; (ii) strengthening the customs union; (iii) developing the common market; (iv) support in economic partnership agreement negotiations; (v) building up the institutional capacities of official bodies in the region. This contract concerns hire of the technical assistance staff required for project implementation, notably: 1. international long-term technical assistance staff, comprising a project coordinator and an expert in EDF procedures, who will work in the project management support unit; 2. international long-term technical assistance staff, comprising 4 experts in specific sectors (1 economics/statistics expert to be provided to the economic analysis department; 1 customs-union expert; 1 common-market expert; 1 expert for the economic partnership agreement negotiations); 3. short-term technical assistance staff (36 man-months in successive assignments) to carry out specific studies and assessments as and when required. 8. Number and titles of lots: 1 lot only. 9. Maximum available budget: EUR 3 200 000; XAF 2 099 062 400. 10. Any additional services: This service contract may be renewed once for the same term depending on the results of the mid-term review. In this way, a second phase may be awarded using the negotiated procedure concerning additional and/or complementary services extending the original service provision. This will be in accordance with Article 10(1)(2)(c) of the general regulations on contracts financed by the European Development Fund and Council Decision No 2/2002 of 7.10.2002. The value and duration of these services provided as an extension may not exceed those of the initial services required. Conditions for participation: 11. Eligibility: Participation in the contract is open, on equal terms, to: - natural persons, companies, firms and public or semi-public agencies from the ACP countries or from the Member States, - cooperative companies and other entities governed by public or private law from the Member States and/or the ACP countries, - joint ventures, or groupings of companies or firms from the ACP countries and/or the Member States. The nationality rule also applies to experts put forward by service provider companies. 12. Application: Any eligible natural person or legal entity (as defined in 11) or grouping of said parties (consortium) may apply. A consortium can be a permanent grouping with legal status or an informal grouping created with a specific invitation to tender in mind. All members of the consortium (i.e. lead company and all other partners) will be jointly and severally liable vis-à-vis the contracting authority. Should an ineligible natural person or legal entity (as defined in 11) take part, this will result in the application concerned being automatically disqualified (in particular, the application from the whole consortium where said party belongs to a consortium). 13. Number of applications: Natural persons or legal entities can only submit 1 application (this applies equally to all the legal entities considered in law to be part of the same group), irrespective of the form their participation may take (sole legal entity, or lead company or partner in a consortium submitting an application). Should a natural person or legal entity submit more than 1 application (this applies equally to all the legal entities considered in law to be part of the same group), then all the applications involving said party (and all the legal entities considered in law to be part of the same group) will be disqualified. 14. Prohibition on associations among shortlisted candidates: Tenders which include companies not mentioned on the application forms used to compile the shortlist will be disqualified from this restricted procedure. Candidates invited to tender cannot form associations or subcontractual relationships amongst themselves for the contract in question. 15. Grounds for exclusion: In their application form candidates must solemnly affirm that they are not in any of the situations referred to in Section 2.3.3 of the Practical Guide to contract procedures financed by the 9th EDF. 16. Subcontracting: Subcontracting is not permitted. 17. Number of candidates invited to tender: There must be at least 4, but no more than 8, candidates on the shortlist. Provisional schedule for activities: 18. Scheduled date for dispatch of invitations to tender: 25.11.2005. 19. Scheduled date for commencing activities: April 2006. 20. Initial contract length, and possible extension: 24 months, renewable once, therefore a possible contract extension of 24 months, in accordance with the aforementioned Article 10. Selection and award criteria: 21. Selection criteria: The following selection criteria will be applied to candidates. Where applications are submitted by a consortium, then the criteria will apply to the consortium as a whole. 1) Candidates' economic and financial capacity: a) average annual turnover, over the past 3 years, of individual tenderers or joint average annual turnover of firms in a consortium over the same period must be at least double the maximum annualised value of the contract (i.e. the maximum budget given in the contract notice divided by the number of years the contract will run initially); b) cash and cash equivalents at the beginning and end of the financial year must be in surplus. 2) Candidates' professional capacity: candidates will be examined under this criterion to ascertain whether their staff is sufficient to enable them to select, recruit, mobilise and supervise experts engaged in the various long- and short-term assignments. As a result, candidates are to provide the following figures regarding their average annual manpower during the current year and the previous 2 years: - number of permanent staff (on permanent contracts) and their qualifications; - number of other full-time staff (on fixed-term contracts) and their qualifications. At least 5 members of candidates' permanent staff must be working in fields relevant to this contract. Consortia will be assessed on overall staff numbers for all the companies taking part. 3) Candidates' technical capacity: The aim of this criterion is to ascertain whether the candidates have the necessary skill to handle all the elements of this contract. Therefore, candidates must state: (a) the fields in which they specialise. Groupings of companies must bring to the fore the advantages arising from their collaboration and in particular those fields where companies belonging to the grouping complement each other. (b) references for the main services specifically involving the fields covered by this contract; (c) the number of assignments carried out in the past 3 years which were similar to the assignments to be commenced by this invitation to tender, stating the following: their title, duration, number of man-days, number of experts, the country and budget involved. Where appropriate, amongst these activities, candidates will submit a brief description (no more than 5 lines per assignment) of the 5 assignments they carried out which they consider the most relevant in the light of the objectives of the PAIRAC project (this presentation will be made on pages to be appended to the application form). (d) uniquely for the short-term technical assistance staff: information listed by sector and specialist field on their database of available external experts (no more than 2 pages, appended to the application form). This information must include local or regional experts and the procedures used to search for and recruit these experts; (e) experience of coordinating activities concerning regional integration in developing countries; (f) experience of coordinating institution-building activities in the ACP region; (g) experience in EDF financial and contract procedures; (h) experience of multilateral or EU-related negotiations; (i) experience of the countries of the region. Candidates must demonstrate a good knowledge of the problems experienced with regional integration in general and preferably in the ACP region. They must, therefore, demonstrate that they have carried out or been involved in carrying out at least 1 project concerning integration in the ACP region during the past 5 years. If more than 8 applications prove to be eligible, i.e. meet all the selection criteria, then the strengths and weaknesses of these candidates' applications will need to be re-examined to determine which 8 applications for the invitation to tender are the most suitable. Tenderers' knowledge of problems experienced with integration in EMCCA countries or similar regions will be the only factor considered in this re-examination. 22. Award criteria: The criteria are specified in the invitation to tender dossier appended to the letter of invitation to tender which will be sent to shortlisted candidates. Application submission procedures: 23. Final date for submission of applications: 14.11.2005 (15.00). Applications received after this deadline will be rejected. 24. Application submission procedures and information to be supplied: The standard application form must be used for applications. This form is available from the following web address: http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_fr.htm). The clauses and format of this form must be strictly adhered to. Any application which fails to comply with these provisions will be automatically rejected. Additional documentation (brochure, letter, etc.) enclosed with the application will not be considered. 25. Procedures for dispatch of applications: Applications must be sent to the contracting authority, and no other: - either by registered post (official postal service), to the following address: Secrétariat exécutif de la CEMAC, BP 969, Bangui, Central African Republic; - or by bearer (express courier services) with the application being delivered straight to the contracting authority, in return for a signed and dated acknowledgement of receipt, at the following address: Secrétariat exécutif de la CEMAC, boulevard des Martyrs, Palais de la CEMAC, BP 969, Bangui, Central African Republic. The contract title and the contract notice number (see 1) must be clearly marked on the envelope containing the application and must be quoted in all subsequent correspondence with the contracting authority. Applications submitted in any other way will not be considered. 26. Working language: All written correspondence concerning this invitation to tender procedure and contract must be in French. 27. Additional information: In order to avoid potential conflicts of interests, natural persons or legal entities who took part in a previous stage of the PAIRAC programme (identification or instruction) are excluded from taking part in this invitation to tender. 28. Date of publication of the corresponding contract forecast: 2.7.2005. 29. Legal basis: - ACP-EU Cotonou Agreement, signed on 23.6.2000. - Decision No 2/2002 of the ACP-EC Council of Ministers of 7.10.2002 regarding the implementation of Articles 28, 29 and 30 of Annex IV to the Cotonou Agreement and its Annex.

Original Text
Projet régional basé à Bangui (République centrafricaine) - Actions attendues également dans tous les pays de la CEMAC - Cameroun, Congo, Gabon, Guinée équatoriale, Tchad - et São Tomé e Príncipe Avis de marché de services 1. Référence de la publication: EuropeAid/121789/D/SV/REG. 2. Procédure: Appel d'offres restreint international. 3. Programme: FED - PAIRAC. 4. Financement: Convention de financement 9 ACP RCE 06. 5. Autorité contractante: Le Secrétariat exécutif de la CEMAC agissant en qualité d'Ordonnateur régional sera l'autorité contractante. Spécifications du marché 6. Objet du marché: Marché d'assistance technique (AT) de mise en oeuvre du programme PAIRAC, long terme et court terme. 7. Description du marché: Le PAIRAC dont le budget total est de 16 000 000 EUR a une stratégie d'intervention axée sur: (i) le renforcement du système de surveillance multilatérale; (ii) l'approfondissement de l'union douanière; (iii) le développement du marché commun; (iv) l'appui aux négociations APE; (v) le renforcement des capacités institutionnelles des organes de la région. Le présent marché a pour objet le recrutement de l'assistance technique nécessaire à la mise en oeuvre du projet, notamment: 1. le recrutement d'une AT internationale long terme composée d'un coordinateur du projet et d'un expert des procédures FED qui sera intégrée à l'Unité d'appui à la gestion du projet (UAGP); 2. le recrutement d'une AT internationale long terme composée de 4 experts sectoriels (un expert économiste/statisticien mis à disposition de la Direction de l'analyse économique; un expert - union douanière; un expert - marché commun; un expert pour les négociations APE); 3. le recrutement d'une AT de courte duré (36 h/m en missions successives) pour exécuter des études et évaluations spécifiques et ponctuelles. 8. Nombre et intitulé des lots: Lot unique. 9. Budget maximal disponible: 3 200 000 EUR; 2 099 062 400 XAF. 10. Prestations additionnelles éventuelles: Le contrat de service est renouvelable 1 fois pour la même période en fonction des résultats de la revue à mi-parcours. Ainsi une deuxième phase sera éventuellement attribuée en procédure négociée concernant des prestations additionnelles et/ou complémentaires en prolongation de services, conformément à l'article 10.1.2.c) de la Réglementation générale relative aux marchés financés par le Fonds européen de développement et de la décision du Conseil n° 2/2002 du 7.10.2002. Le montant et la durée de cette prestation en prolongation ne pourront être supérieurs au montant et à la durée de la prestation initiale. Conditions de participation 11. Éligibilité: La participation au marché est ouverte à égalité de conditions: - aux personnes physiques, sociétés ou entreprises, organismes publics ou à participation publique des États ACP et des États membres, - aux sociétés coopératives et autres personnes de droit public ou de droit privé des États membres et/ou des États ACP, et - à toute entreprise commune ou groupement d'entreprises ou de sociétés des États ACP et/ou des États membres. Cette règle de la nationalité s'applique également aux experts proposés par les sociétés prestataires de services. 12. Candidature: Toute personne physique ou morale éligible (au sens du point 11 ci-dessus) ou groupement de ces personnes (consortium) peut soumettre sa candidature. Un consortium peut être un groupement permanent doté d'un statut juridique ou un groupement informel créé aux fins d'un appel d'offres spécifique. Tous les membres d'un consortium (c'est-à-dire, le chef de file et tous les autres partenaires) sont conjointement et solidairement responsables devant l'autorité contractante. La participation d'une personne physique ou morale inéligible (au sens du point 11) entraînera l'élimination automatique de la candidature concernée (notamment, de la candidature de l'ensemble du consortium, dans le cas où cette personne ferait partie d'un consortium). 13. Nombre de candidatures: Une personne physique ou morale ne peut soumettre plus d'une candidature (cela vaut également pour toutes les personnes morales faisant partie du même groupe du point de vue du droit), quelle que soit la forme de sa participation (comme entité juridique individuelle ou comme chef de file ou partenaire d'un consortium présentant une candidature). Dans le cas où une personne physique ou morale soumettrait plus d'une candidature (cela vaut également pour toutes les personnes morales faisant partie d'un même groupe du point de vue du droit), toutes les candidatures auxquelles cette personne participe (et toutes les personnes morales faisant partie du même groupe du point de vue du droit) seront éliminées. 14. Interdiction des alliances entre des candidats retenus sur la liste restreinte: Toute offre reçue de la part de soumissionnaires comprenant des sociétés autres que celles mentionnées sur les formulaires de candidature ayant servi à l'établissement de la liste restreinte sera éliminée de la présente procédure restreinte. Les candidats invités à soumissionner ne peuvent ni s'associer entre eux ni établir des relations subcontractuelles concernant le marché en question. 15. Situations d'exclusion: Dans le formulaire de candidature, les candidats doivent attester sur l'honneur qu'ils ne se trouvent dans aucune des situations visées au point 2.3.3 du Guide pratique pour les procédures contractuelles financées par le 9ème FED. 16. Possibilités de sous-traitance: La sous-traitance n'est pas autorisée. 17. Nombre de candidats invités à soumissionner: Le nombre de candidats devant composer une liste restreinte est de 4 au minimum et de 8 au maximum. Calendrier prévisionnel des opérations 18. Date prévue d'envoi des invitations à soumissionner: 25.11.2005. 19. Date prévue de commencement de l'action: Avril 2006. 20. Durée initiale du marché et prorogation éventuelle: 24 mois renouvelable 1 fois, d'où prorogation éventuelle de 24 mois, conformément à l'article 10 ci-dessus. Critères de sélection et d'attribution 21. Critères de sélection: Les critères de sélection suivants seront appliqués aux candidats. Dans le cas où les candidatures seraient soumises par un consortium, ces critères de sélection s'appliqueront au consortium dans son ensemble: 1) Capacité économique et financière du candidat: a) le chiffre d'affaires annuel moyen au cours des 3 dernières années du soumissionnaire ou de l'ensemble des firmes en cas de consortium doit représenter au moins 2 fois le montant du budget maximal annualisé du marché (soit le budget maximal stipulé dans l'avis de marché divisé par la durée initiale du marché en années); b) la trésorerie et les équivalents de trésorerie de début et de fin d'exercice sont excédentaires. 2) Capacité professionnelle du candidat: L'objectif de ce critère est d'examiner si le candidat a les ressources en personnel suffisantes pour pouvoir sélectionner, recruter, mobiliser et faire le suivi des experts engagés dans les différentes missions long terme et court terme. Par conséquent, les candidats fourniront les statistiques suivantes de leurs effectifs moyens annuels pendant l'année en cours et les 2 années précédentes: - nombre et qualifications du personnel permanent (contrat à durée indéterminée); - nombre et qualifications du personnel autre à temps plein (contrat à durée déterminée). Le nombre minimum requis de personnel permanent travaillant dans des domaines en rapport avec le présent marché pour les candidats est de 5 personnes. Dans le cas d'un consortium ce nombre sera calculé sur l'ensemble des sociétés participantes. 3) Capacité technique du candidat: L'objectif de ce critère est d'examiner si le candidat a la compétence suffisante pour pouvoir traiter l'ensemble des composantes du marché. Par conséquent, les candidats indiqueront: (a) leurs domaines de spécialisation. Dans le cas d'un groupement de sociétés, les avantages de cette association doivent être mis en avant, notamment les domaines de complémentarité entre les sociétés formant le groupement; (b) les références des principaux services portant spécifiquement sur les domaines faisant l'objet du marché concerné; (c) le nombre et l'intitulé, la durée, les homme/jours, le nombre des experts, le pays et le budget des missions exécutées dans les 3 dernières années, comparables aux missions qui seront lancées à travers le présent appel d'offres. Le cas échéant, parmi ces actions, les candidats présenteront une courte description (5 lignes au maximum par mission) des 5 missions réalisées qu'ils considèrent les plus pertinentes par rapport aux objectifs du PAIRAC (cette présentation se fera sur des pages à annexer au formulaire de candidature); (d) uniquement pour l'assistance technique de courte durée, des informations par secteur et spécialisation concernant leur base de données d'expertise externe disponible incluant l'expertise locale ou régionale et les modalités de recherche et de recrutement de ces experts (sur 2 pages maximum annexées au formulaire de candidature); (e) expérience de coordination d'actions dans les domaines de l'intégration régionale dans les pays en voie de développement; (f) expérience de coordination d'actions d'appui institutionnel en zone ACP; (g) expérience des procédures financières et contractuelles du FED; (h) expérience dans les négociations commerciales multilatérales ou EU; (i) expérience des pays de la Région. Les candidats devront démontrer une bonne connaissance des problématiques de l'intégration régionale en général et dans la zone ACP de préférence. Par conséquent, ils devront démontrer avoir exécuté ou participé à l'exécution d'au moins un projet relatif à l'intégration dans la zone ACP pendant les 5 dernières années. Si le nombre de candidatures éligibles satisfaisant à l'ensemble des critères de sélection est supérieur à 8, les atouts et faiblesses des applications de ces candidats doivent être réexaminées pour identifier les 8 meilleures candidatures pour l'appel d'offres. Le seul élément qui sera pris en considération dans ce réexamen est leur connaissance de la problématique de l'intégration dans la CEMAC ou région similaire. 22. Critères d'attribution: Les critères sont précisés dans le dossier d'appel d'offres annexé à la lettre d'invitation à soumissionner qui sera envoyée aux candidats retenus sur la liste restreinte. Constitution de la candidature 23. Date limite de remise des candidatures: 14.11.2005 à 15.00 précises. Toute candidature reçue après la date limite sera écartée. 24. Modalités de présentation des candidatures et renseignements à fournir: Les candidatures doivent être rédigées uniquement au moyen du formulaire de candidature standard (disponible à l'adresse Internet suivante: http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_fr.htm). Les dispositions et le modèle doivent être strictement respectés. Toute candidature qui n'observe pas ces dispositions sera automatiquement éliminée. Tout document supplémentaire (brochure, lettre, etc.) joint à la candidature ne sera pas pris en considération. 25. Modalités d'envoi des candidatures: Les candidatures doivent être exclusivement transmises à l'autorité contractante: - Soit par courrier recommandé (service postal officiel), à l'adresse suivante: Secrétariat exécutif de la CEMAC, BP 969, Bangui, République centrafricaine. - Soit par porteur (services de messagerie express) déposant directement la candidature auprès de l'autorité contractante, contre accusé de réception signé et daté, à l'adresse suivante: Secrétariat exécutif de la CEMAC, boulevard des Martyrs, Palais de la CEMAC, BP 969, Bangui, République centrafricaine. L'intitulé du marché et le numéro de l'avis de marché (voir rubrique 1 ci-dessus) doivent figurer lisiblement sur l'enveloppe contenant la candidature et doivent être mentionnés dans toute correspondance ultérieure avec l'autorité contractante. Les candidatures soumises de toute autre façon ne seront pas prises en considération. 26. Langue opérationnelle: Toutes les communications par écrit pour cette procédure d'appel d'offres et contrat doivent être en français. 27. Autres renseignements: Pour des raisons de conflit potentiel d'intérêt, toute personne physique ou morale ayant participé à une phase précédente du PAIRAC (identification ou instruction), sont exclus de la participation au présent appel d'offres. 28. Date de publication de la prévision de marché correspondante: 2.7.2005. 29. Base juridique: - Accord ACP-UE de Cotonou, signé le 23.6.2000. - Décision n° 2/2002 du Conseil des ministres ACP-CE du 7.10.2002 concernant la mise en oeuvre des articles 28, 29 et 30 de l'annexe IV de l'Accord de Cotonou et son annexe.

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0708 - Contract notice

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