GA-Libreville: EDF - assignment to supervise a drilling campaign in Bangombé and Okouma

General Information
Country:	Gabon
Deadline for Responses:	Nov 7, 2005
Regulation of Procurement:	External aid and European Development Fund
EU Official Journal Publication:	#170286-2005 in 172 issue
Publication Date:	Sept 7, 2005
Awarding Authority:	EDF NATIONAL AUTHORISING OFFICER, LIBREVILLE
Contract Nature:	Service contract
Procedure Type:	Restricted procedure
Type of Bid Required:	Not defined
Awarding Criteria:	Not defined
Original Language(s):	French

Goods, Works and Services
Commodities:	74276200 - Technical assistance services

Summary
Site: Gabon (Moanda region) Service contract notice 1. Publication reference: EuropeAid/122090/D/SV/GA. 2. Procedure: International restricted invitation to tender. 3. Programme: European Development Fund (EDF). 4. Financing: Financing agreement: environmental protection/drilling in Bangombé and Okouma (subsection 2.1.2)/support for the mining industry - financing agreement No 6590/GA. 5. Contracting authority: The awarding authority of the ACP beneficiary country, Monsieur le Ministre d'État, Ministre de la Planification et la Programmation du Développement, EDF National Authorising Officer, GA-Libreville. Contract specifications: 6. Object of the contract: Technical assistance contract. 7. Contract description: The assignment entails supervising a drilling campaign to be conducted on manganese deposits in Bangombé and Okouma. Under this section the aim is to help reduce the negative environmental impact in the Moanda region of mining and industrial activities. 8. Number and titles of lots: Not applicable. 9. Maximum available budget: XAF 174 700 000, or EUR 266 328. The contract will be in CFA francs. 10. Any additional services: Not applicable. Conditions for participation: 11. Eligibility: Participation in the contract is open, on equal terms, to: - natural persons, companies, firms and public or semi-public agencies from the ACP countries or from the Member States, - cooperative companies and other entities governed by public or private law from the Member States and/or the ACP countries, - joint ventures, or groupings of companies or firms from the ACP countries and/or the Member States. The nationality rule also applies to experts put forward by service provider companies. 12. Application: Any eligible natural person or legal entity (as defined in 11) or grouping of said parties (consortium) may apply. A consortium can be a permanent grouping with legal status or an informal grouping created with a specific invitation to tender in mind. All members of the consortium (i.e. lead company and all other partners) will be jointly and severally liable vis-à-vis the contracting authority. Should an ineligible natural person or legal entity (as defined in 11) take part, this will result in the application concerned being automatically disqualified (in particular, the application from the whole consortium should said party belong to a consortium). 13. Number of applications: Natural persons or legal entities can only submit 1 application (this applies equally to all the legal entities considered in law to be part of the same group), irrespective of the form their participation may take (sole legal entity, or lead company or partner in a consortium submitting an application). Should a natural person or legal entity submit more than 1 application (this applies equally to all the legal entities considered in law to be part of the same group), then all the applications involving said party (and all the legal entities considered in law to be part of the same group) will be disqualified. 14. Prohibition on associations among shortlisted candidates: Tenders which include companies not mentioned on the application forms used to compile the shortlist will be disqualified from this restricted procedure. Candidates invited to tender cannot form associations or subcontractual relationships amongst themselves for the contract in question. 15. Grounds for exclusion: In their application form candidates must solemnly affirm that they are not in any of the situations referred to in Section 2.3.3 of the Practical Guide to contract procedures financed by the 9th EDF. 16. Subcontracting: Subcontracting of a maximum of 30 % of the contract value is permitted. 17. Number of candidates invited to tender: There must be at least 4, but no more than 8, candidates on the shortlist. Provisional schedule for activities: 18. Scheduled date for dispatch of invitations to tender: 25.11.2005. 19. Scheduled date for commencing activities: 20.3.2006. 20. Initial contract length, and possible extension: Overall performance period: 18 months. Selection and award criteria: 21. Selection criteria: The following selection criteria will be applied to candidates. Where applications are submitted by a consortium, then the criteria will apply to the consortium as a whole. 1) Candidates' economic and financial capacity: a) balance sheets for the last 3 financial years; b) turnover for the last 3 financial years; or, failing this, c) candidates' average annual turnover for the last 3 financial years must have at least equalled the maximum budget allocated to this contract; d) cash and cash equivalents at the beginning and end of the 2004 financial year must be in surplus, overall. Meeting the requirements in all 4 points, a), b), c) and d), would represent an advantage for candidates. 2) Candidates' professional capacity: a) experience in supervising the performance of environmental projects relevant to this contract; b) at least 30 % of candidates' total workforce are working this year in fields connected with supervisory assignments; c) 20 % of candidates' average annual workforce must be management staff. 3) Candidates' technical capacity: a) candidates must have obtained good results in the past 3 years for 3 or more projects in the fields of works' supervision where the budget at least equalled the budget for this contract; b) candidates must have performed or worked on at least 2 projects in the past 5 years which entailed supervising the performance of environmental projects related to the mining industry. If more than 8 applications prove to be eligible, i.e. meet all the selection criteria, then the strengths and weaknesses of these candidates' applications will need to be re-examined to determine which 8 applications for the invitation to tender are the most suitable. Only the following factors will be considered in the re-examination: a) candidates must have obtained good results in the past 3 years for 2 or more projects where the budget was comparable to the budget for this contract and where the fields involved were connected with those in this contract; b) references for the main services provided over the past 3 years in the field of work envisaged; c) experience in the subregion. 22. Award criteria: The criteria are specified in the invitation to tender dossier appended to the letter of invitation to tender which will be sent to shortlisted candidates. Application submission procedures: 23. Final date for submission of applications: 7.11.2005 (11.00) local time in Libreville. Applications received after this deadline will be rejected. 24. Application submission procedures and information to be supplied: The standard application form must be used for applications. This form is available from the following web address: http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_fr.htm. The clauses and format of this form must be strictly adhered to. Any application which fails to comply with these provisions will be automatically rejected. Additional documentation (brochure, letter, etc.) enclosed with the application will not be considered. Furthermore, candidates must provide all the details required under 21. 25. Procedures for dispatch of applications: Applications must be sent to the contracting authority, and no other: - either by registered post (official postal service), to the following address: Ministère de la Planification et de la Programmation du Développement, Cellule d'Appui à l'Ordonnateur National du FED, centre ville, immeuble Filao (5ème étage) à l'attention de Monsieur le Coordonnateur, BP 941, Libreville, Gabonese Republic. Tel. (241) 77 31 56. Fax (241) 72 14 36. E-mail: sysmin.cpg@inet.ga; - or by bearer (express courier services in particular) with the application being delivered direct to the contracting authority, in return for a signed and dated acknowledgement of receipt, at the same address. The contract title and the contract notice number (see 1) must be clearly marked on the envelope containing the application and must be quoted in all subsequent correspondence with the contracting authority. Applications submitted in any other way will not be considered. 26. Working language: All written correspondence concerning this invitation to tender procedure and contract must be in French. 27. Legal basis: ACP-EU Cotonou Agreement, signed on 23.6.2000. Decision No 2/2002 of the ACP-EC Council of Ministers of 7.10.2002 regarding the implementation of Articles 28, 29 and 30 of Annex IV to the Cotonou Agreement and its Annex. All the following documents may be consulted on the web site http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_fr.htm. General regulations for services, supplies and works contracts financed by the European Development Fund (EDF). Practical Guide to contract procedures financed from the 9th EDF. General conditions for service contracts financed by the EDF.

Original Text
Lieu d'exécution: Gabon (région de Moanda) Avis de marché de services 1. Référence de la publication: EuropeAid/122090/D/SV/GA. 2. Procédure: Appel d'offres restreint international. 3. Programme: Fonds européen de développement (FED). 4. Financement: Convention de financement: Protection environnementale / Réalisation de sondages à Bangombé et Okouma (sous-volet 2.1.2) / Appui au secteur minier - Convention de financement n° 6590/GA. 5. Autorité contractante: Le maître d'ouvrage de l'État ACP bénéficiaire, soit Monsieur le Ministre d'État, Ministre de la planification et la programmation du développement, Ordonnateur national du FED, GA-Libreville. Spécifications du marché 6. Objet du marché: Marché d'assistance technique. 7. Description du marché: La mission consiste à superviser une campagne de sondages qui sera réalisée sur les gisements de manganèse de Bangombé et Okouma. L'objectif de ce volet est la contribution à la réduction des impacts négatifs des activités minières et industrielles sur l'environnement dans la région de Moanda. 8. Nombre et intitulé des lots: Sans objet. 9. Budget maximal disponible: 174 700 000 XAF, soit 266 328 EUR. Le contrat sera en francs CFA. 10. Prestations additionnelles éventuelles: Sans objet. Conditions de participation 11. Éligibilité: La participation au marché est ouverte à égalité de conditions: - aux personnes physiques, sociétés ou entreprises, organismes publics ou à participation publique des États ACP et des États membres, - aux sociétés coopératives et autres personnes de droit public ou de droit privé des États membres et/ou des États ACP, et - à toute entreprise commune ou groupement d'entreprises ou de sociétés des États ACP et/ou des États membres. Cette règle de la nationalité s'applique également aux experts proposés par les sociétés prestataires de services. 12. Candidature: Toute personne physique ou morale éligible (au sens du point 11 ci-dessus) ou groupement de ces personnes (consortium) peut soumettre sa candidature. Un consortium peut être un groupement permanent doté d'un statut juridique ou un groupement informel créé aux fins d'un appel d'offres spécifique. Tous les membres d'un consortium (c'est-à-dire, le chef de file et tous les autres partenaires) sont conjointement et solidairement responsables devant l'autorité contractante. La participation d'une personne physique ou morale inéligible (au sens du point 11 ci-dessus) entraînera l'élimination automatique de la candidature concernée (notamment, de la candidature de l'ensemble du consortium, dans le cas où cette personne ferait partie d'un consortium). 13. Nombre de candidatures: Une personne physique ou morale ne peut soumettre plus d'une candidature (cela vaut également pour toutes les personnes morales faisant partie du même groupe du point de vue du droit), quelle que soit la forme de sa participation (comme entité juridique individuelle ou comme chef de file ou partenaire d'un consortium présentant une candidature). Dans le cas où une personne physique ou morale soumettrait plus d'une candidature (cela vaut également pour toutes les personnes morales faisant partie d'un même groupe du point de vue du droit), toutes les candidatures auxquelles cette personne participe (et toutes les personnes morales faisant partie du même groupe du point de vue du droit) seront éliminées. 14. Interdiction des alliances entres des candidats retenus sur la liste restreinte: Toute offre reçue de la part de soumissionnaires comprenant des sociétés autres que celles mentionnées sur les formulaires de candidature ayant servi à l'établissement de la liste restreinte sera éliminée de la présente procédure restreinte. Les candidats invités à soumissionner ne peuvent ni s'associer entre eux ni établir des relations subcontractuelles concernant le marché en question. 15. Situations d'exclusion: Dans le formulaire de candidature, les candidats doivent attester sur l'honneur qu'ils ne se trouvent dans aucune des situations visées au point 2.3.3 du Guide pratique pour les procédures contractuelles financées par le 9ème FED. 16. Possibilités de sous-traitance: La sous-traitance est autorisée et le pourcentage maximal du montant du marché qui peut faire l'objet d'une sous-traitance est de 30 %. 17. Nombre de candidats invités à soumissionner: Le nombre de candidats devant composer une liste restreinte est de 4 au minimum et de 8 au maximum. Calendrier prévisionnel des opérations 18. Date prévue d'envoi des invitations à soumissionner: 25.11.2005. 19. Date prévue de commencement de l'action: 20.3.2006. 20. Durée initiale du marché et prorogation éventuelle: La durée globale d'exécution est de 18 mois. Critères de sélection et d'attribution 21. Critères de sélection: Les critères de sélection suivants seront appliqués aux candidats. Dans le cas où les candidatures seraient soumises par un consortium, ces critères de sélection s'appliqueront au consortium dans son ensemble: 1) Capacité économique et financière du candidat: a) les bilans comptables des 3 derniers exercices; b) le chiffre d'affaires des 3 derniers exercices; ou bien, à défaut, c) le chiffre d'affaires annuel moyen des 3 derniers exercices du candidat doit être au moins équivalent au budget maximal alloué au présent marché; d) la trésorerie et les équivalents de trésorerie de début et de fin d'exercice 2004 sont globalement excédentaires. Le cumul des points a), b), c) et d) sera un plus pour le candidat. 2) Capacité professionnelle du candidat: a) expérience dans le contrôle d'exécution des projets environnementaux liés au présent marché; b) au moins 30 % de l'ensemble des effectifs du candidat travaillent cette année dans des domaines en rapport avec les missions de contrôle; c) 20 % de cadres par rapport à l'effectif moyen annuel du candidat. 3) Capacité technique du candidat: a) le candidat a obtenu de bons résultats, au cours des 3 dernières années, pour au moins 3 projets au budget au moins équivalent à celui du présent marché et dans des domaines de surveillance des travaux; b) le candidat a réalisé ou participé à au moins 2 projets dans le contrôle d'exécution des projets environnementaux, liés à l'industrie minière, dans les 5 dernières années. Si le nombre de candidatures éligibles satisfaisant à l'ensemble des critères de sélection est supérieur à 8, les atouts et faiblesses des applications de ces candidats doivent être réexaminés pour identifier les 8 meilleures candidatures pour l'appel d'offres. Les seuls éléments qui seront pris en considération dans ce réexamen sont les suivants: a) le candidat a obtenu de bons résultats, au cours des 3 dernières années, pour au moins 2 projets au budget comparable à celui du présent marché et dans des domaines en rapport avec celui-ci; b) les références des principaux services fournis dans le domaine des actions envisagées durant les 3 dernières années; c) l'expérience dans la sous-région. 22. Critères d'attribution: Ces critères sont précisés dans le dossier d'appel d'offres annexé à la lettre d'invitation à soumissionner qui sera envoyée aux candidats retenus sur la liste restreinte. Constitution de la candidature 23. Date limite de remise des candidatures: 7.11.2005 à 11.00, heure de Libreville. Toute candidature reçue après la date limite sera écartée. 24. Modalités de présentation des candidatures et renseignements à fournir: Les candidatures doivent être rédigées uniquement au moyen du formulaire de candidature standard, disponible à l'adresse Internet suivante: http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_fr.htm. Les dispositions et le modèle doivent être strictement respectés. Toute candidature qui n'observe pas ces dispositions sera automatiquement éliminée. Tout document supplémentaire (brochure, lettre, etc.) joint à la candidature ne sera pas pris en considération. Par contre le candidat devra fournir les pièces demandées à l'article 21. 25. Modalités d'envoi des candidatures: Les candidatures doivent être exclusivement transmises à l'autorité contractante: - soit par courrier recommandé (service postal officiel), à l'adresse suivante: Ministère de la planification et de la programmation du développement, Cellule d'appui à l'Ordonnateur national du FED, centre ville, immeuble Filao (5ème étage) à l'attention de Monsieur le Coordonnateur, BP 941, Libreville, République gabonaise. Tél. (241) 77 31 56. Fax (241) 72 14 36. E-mail: sysmin.cpg@inet.ga; - soit par porteur (notamment les services de messagerie express) déposant directement la candidature auprès de l'autorité contractante, contre accusé de réception signé et daté, à la même adresse. L'intitulé du marché et le numéro de l'avis de marché (voir rubrique 1 ci-dessus) doivent figurer lisiblement sur l'enveloppe contenant la candidature et doivent être mentionnés dans toute correspondance ultérieure avec l'autorité contractante. Les candidatures soumises de toute autre façon ne seront pas prises en considération. 26. Langue opérationnelle: Toutes les communications par écrit pour cette procédure d'appel d'offres et contrat doivent être en français. 27. Base juridique: Accord ACP-UE de Cotonou, signé le 23.6.2000. Décision n° 2/2002 du Conseil des ministres ACP-CE du 7.10.2002 concernant la mise en oeuvre des articles 28, 29 et 30 de l'annexe IV de l'Accord de Cotonou et son annexe. Tous les documents ci-dessous sont consultables en ligne sur le site http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_fr.htm. Réglementation générale relative aux marchés de services, de fournitures et de travaux financés par le Fonds européen de développement (FED). Guide pratique des procédures contractuelles financées par le 9ème FED. Cahier général des charges des marchés de services financés par le FED.

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0708 - Contract notice

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